موضوع نظارت بر فعالیت*های کسب* وکار مفهوم جدیدی است که حدود ۱۲ سال پیش مطرح شد. درواقع با رشد مدیریت فرآیندهای کسب* وکار و قابلیت برقراری رابطه* شفاف بین ابزارهای بلادرنگ فناوری اطلاعات و فعالیت*های کسب *وکار ، مدیریت فرآیندهای کسب* وکار نیز پا به عرصه گذاشت. نظارت بر فعالیت های کسب *وکار فرآیندها و فناوری هایی را تشریح می کند که آگاهی از وضعیت کنونی را افزایش می دهند و تجزیه و تحلیل شاخص های مهم عملکرد کسب *وکار را بر اساس داده های زمان واقعی امکان پذیر می کنند. نظارت بر فعالیت های کسب *وکار برای بهبود سرعت و اثربخشی عملیات تجاری از طریق پیگیری آنچه اتفاق می افتد و سریع جلوه دادن مسائل استفاده می شود.
مفهوم نظارت بر فعالیت های کسب *وکار را می توان از طریق انواع مختلفی از ابزارهای نرم افزاری پیاده سازی کرد. کسانی که فقط نظارت بر فعالیت های کسب *وکار را هدف قرار می دهند "محصولات پلتفرم نظارت بر فعالیت های کسب *وکار " نامیده می شوند. بیش از ۲۰۰۰ شرکت در جهان با استفاده از مدیریت فرآیندهای کسب* وکار و استقرار آن برای نظارت و مدیریت فرآیندها توانستند نرخ بازگشت سرمایه خود را به*صورت بلادرنگ محاسبه کنند. مدیریت فرآیندهای کسب* وکار این امکان را برای سازمان ها بوجود می آورد که فهم و دید بهتری از کارایی کسب و کارشان بدست آورند و بتوانند آن را بهبود بخشند.
هدف نسل اول مدیریت فرآیندهای کسب* وکار ثبت کردن جریان تراکنش های رخ داده با استفاده از ابزارهای فناوری اطلاعات بود، اطلاعاتی مانند تعداد فرآیندهای اجرا شده، تراکنش ها، رخدادها و نمایش اطلاعاتی از داده های گذشته در قالب نمودارهای داشبورد. با پیشرفت بیشتر در این حوزه ابزارهای مدیریت فرآیندهای کسب* وکار علاوه بر ثبت داده های ثابت، داده های پویا را نیز نمایش دادند و بر روند تراکنش های کسب و کار بیش از پیش متمرکز شدند.
در نسل دوم مبحث تضمین و دید بهتر کسب و کارها، خدمات کنترلی و شناسایی الگوهای پیچیده پشتیبانی شد و قابلیت های بسیاری مانند مدیریت تغییرات، بهبود کیفیت، اطمینان از صحت عملکرد و پیش بینی کسب و کار بر اساس نتایج ثبت شده را به همراه آورد.

مزایای نظارت بر فعالیت های کسب *وکار:
مدیران قادر خواهند بود که مشکلات فرآیندهای کسب و کار خود را به سادگی تشخیص دهند.
امکان تعریف شاخص*های مختلفی مانند زمان مورد انتظار، حداکثر زمان و حداقل زمان اجرای هر مرحله از فرآیند در سیستم وجود دارد.
با استفاده از ابزارهای موجود در سیستم از قبیل نظارت بر فعالیت های کسب *وکار و گردش فرآیند و ... امکان نظارت کامل بر اجرای فرآیندهای سازمان در زمان واقعی وجود دارد.
ابزارهای نظارت بر فعالیت های کسب و کار:
ابزارهای نظارت بر فعالیت های کسب و کار به مدیران این امکان را می دهد تا از وضعیت فرایندهای کسب و کار خود و کسب و کارهای جهانی مطلع باشند. علاوه بر این، آنها عامل مهمی در کمک به تصمیم گیری هستند. وظیفه ای که آنها در یک شرکت انجام می دهند بسیار مهم است ، زیرا اجازه می دهند یک چشم انداز کلی از وضعیت شرکت داشته باشند. با استفاده از این ابزار شرکت*ها قادر خواهند بود:
فرآیندهای کسب* وکارشان را نظارت کنند.
خطاها و موارد خاص پیش*آمده در کسب *وکار را شناسایی نموده و به*صورت بلادرنگ از آن*ها گزارش*گیری نمایند.
این ابزار نحوه* اجرای فرآیندها را پیگیری کرده و با تولید گزارشات مبنی بر موفق بودن یا نبودن فرآیندها باعث مدیریت بهتر فعالیت*های موجود می*گردد، سوددهی تراکنش کسب *وکار را ضمانت می*کند و بروز خطر را تا حد امکان کاهش می*دهد.
از تکنولوژی برای تعریف و تحلیل موثر فرصت*ها و ریسک*های مهم موجود در یک بنگاه اقتصادی استفاده می کند تا آن بنگاه اقتصادی سودآوری خود را به حداکثر برساند و بهره*وری خود را بهینه*سازی کند.

الگوی مدیریت فرآیندهای کسب* وکار برای ارزیابی فاکتورهای خارجی و نیز فاکتورهای داخلی می*تواند مورد استفاده قرار بگیرد. به منظور اجرای موثر و کارآمد مدیریت فرآیندهای کسب* وکار سه اقدام مهم باید مد نظر قرار گیرد:
داده*های مرتبط به شیوه*ای موثر و به موقع و به اندازه کافی جمع*آوری می*شوند تا بتوان نتایج معنا*داری را ارائه داد.
داده*های جمع*آوری*شده پردازش می*شوند تا فاکتورهای مربوطه شناسایی و دسته*بندی شوند.
در **نهایت، داده*ها تحلیل می*شوند و نتایج به دست آمده در یک برنامه کامپیوتری ساده نمایش داده می*شود تا کارکنان بتوانند اقدامات مناسب را در رابطه با آن انجام دهند.
درواقع تمرکز نظارت بر فعالیت*های کسب *وکار بر روی چهار ویژگی زیر است:
1. تعداد
تعداد تراکنش*ها؛
تعداد رخدادهای فرآیند؛
منافع کسب *شده از تراکنش؛
منافع کسب *شده از اجرای فرآیند؛
هزینه؛
مقدار حاشیه سود؛
تعداد تغییرات در یک رکورد؛
تعداد اجناس مصرف *شده؛
تعداد تماس*های گرفته *شده؛
تعداد بلیت*های خریداری *شده؛
تعداد خطاهای رخ *داده؛
تعداد روزهای سپری *شده طبق برنامه*ریزی.

2. سرعت
سیستم نظارت فعالیت*های کسب*وکار (مدیریت فرآیندهای کسب* وکار) میزان سرعت انجام فعالیت*های کسب*وکار را اندازه*گیری می*کند و این امکان را به کاربر می*دهد که نتایج را مشاهده کرده یا بتواند رخداد، اعلام*خطر یا فعالیت خودکاری را بر اساس شرایط زمانی خاص فعال نماید.

3. خطا
بهترین سیستم*ها به خطایی مانند خطاهای نرم*افزاری، سخت*افزاری و یا خطاهای انسانی برمی*خورند. لذا مدیریت فرآیندهای کسب* وکار این خطاها را ردیابی می*کند و با شناسایی موقعیت و چگونگی رخداد پیش*آمده، آن*ها را رفع می*نماید. آمار مرتبط با شمارش و اندازه*گیری خطاها، روند شناسایی خطاها را بهبود می*دهد.

4. شرایط خاص
مدیریت فرآیندهای کسب* وکار شرایط را پیگیری می*کند و داده*های آماری و تحلیلی مرتبط را از طریق اخطار و یا فعالیت خاص به کاربر اعلام می*نماید.




نتیجه گیری
از کاربردهای نظارت بر فعالیت های کسب *وکار کمک به صاحبان فرآیند در جهت شناسایی گلوگاه*ها و مشکلات فرآیند می*باشد. در واقع نظارت بر فعالیت های کسب *وکار گزارشی است که بر عملکرد فرآیندهای کسب و کار نظارت می*کند. نظارت بر فعالیت های کسب *وکار فرآیندها و فعالیت*های مرتبط با هر فرآیند را تحلیل و بررسی می*کند و زمان واقعی اجرای فعالیت*ها و فرآیندهای کسب*وکار را در اختیار مالک فرآیند و ذینفعان صاحب دسترسی ارائه می*نماید.
گزارشات نظارت بر فعالیت های کسب *وکار در درجه اول یک راه*حل برای تولید زمان واقعی کلیه فعالیت*های تجاری سازمان برای مدیران عملیاتی و مدیران عالی است و نظارت بر فعالیت های کسب *وکار برای این که بتواند این اطلاعات را به دست آورد از ابزارهایی مثل سرعت*سنج و نمودار فرآیند استفاده می*کند. نظارت بر فعالیت های کسب *وکار یک داشبورد مدیریتی برای کنترل عملکرد فرآیندهای کسب*وکار در سازمان است.
مدیران فناوری اطلاعات و متولیان حوزه فرآیندهای سازمانی می*بایست همراه با تهیه و به*کارگیری نرم*افزار BPMS در تکاپوی فراهم*سازی زیرساخت طراحی اطلاعات آماری باشند. درواقع نبود این زیرساخت قدرت تحلیل، تصمیم*گیری و بهینه سازی فرآیندهای سازمانی را ناممکن می*کند.



دوره های آموزشی آشنایی با مدیریت فرآیند کسب وکار BPM | بهمدام

behmodam.com